Rok 2010

Jednostka kontrolująca:
Starostwo Powiatowe w Cieszynie

Zakres tematyczny kontroli:
Ocena działań jednostki podjętych w celu  realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z  przeprowadzonego zadania audytowego pn.: System zarządzania projektami finansowymi ze środków unijnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Cieszynie.

Termin kontroli:
09.12 .2010r.

Wynik kontroli:
Na Podstawie dokonanych ustaleń Audytor stwierdził, że wszystkie zalecenia zostały wykonane terminowo i w sposób zadowalający. Zakres podejmowanych przez Dyrektora PUP działań zmierzających do wdrożenia środków naprawczych, zdaniem Audytora w istotny sposób wzmocnił system kontroli wewnętrznej, jako narzędzia wspomagającego kierowaniem jednostką.

III.

Jednostka kontrolująca:
Starostwo Powiatowe w Cieszynie

Zakres tematyczny kontroli:
Celem kontroli było sprawdzenie w Jednostce organizacji kontroli zarządczej, a także dokonywania wydatków w zakresie co najmniej 5% wydatków planu finansowego w 2009 r.

Termin kontroli:
od 9 do 11 sierpnia 2010 r.

Wynik kontroli:
W Jednostce nie został przyjęty Regulamin kontroli zarządczej. Jednak od dnia 01.01.2010 r. obowiązuje zarządzenie wewnętrzne nr 33 z dnia 31.12.2009 r. w sprawie obowiązku wdrożenia kontroli zarządczej w PUP w Cieszynie. Ponadto w Jednostce ustalono harmonogram wdrożenia systemu kontroli zarządczej w PUP w Cieszynie.

IV.
 

Jednostka kontrolująca:
Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach

Zakres tematyczny kontroli:
Przedmiotem kontroli było ustalenie prawidłowości i efektywności realizacji projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu oraz aneksem. Kontrola dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, w tym m.in. dokumentacji dotyczącej personelu projektu, uczestników projektu, realizowanych form wsparcia, rozliczeń finansowych, zamówień publicznych, pomocy publicznej, promocji i informacji, monitoringu i sprawozdawczości, sposobu archiwizacji oraz sposobu realizacji zadań wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Termin kontroli:
od 14 do 17 września 2010 r.

Wynik kontroli:
Realizacja projektu zaplanowana została na okres od 01.01.2010 r. do 31.12.2010 r. i przebiegła zgodnie z harmonogramem. Beneficjent wprowadził tylko jedną zmianę do projektu dotyczącą zmian w harmonogramie płatności. Potwierdzono, że wprowadzono zmianę zgodnie z Zasadami finansowania POKL. Działania w ramach projektu są zgodne z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi: zrównoważony rozwój poprzez pozytywny wpływ na społeczeństwo i neutralny charakter środowiskowy projektu przyczynia się do realizacji polityki zrównoważonego rozwoju; rozwój społeczeństwa informacyjnego poprzez doskonalenie kwalifikacji i dostosowanie umiejętności do potrzeb rynku pracy, równość szans kobiet i mężczyzn. W wyniku weryfikacji dokumentacji dotyczącej osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu stwierdzono, iż są one pracownikami etatowymi Powiatowego Urzędu Pracy w Cieszynie, pełnią obowiązki zgodnie z zakresem czynności, nie występuje przypadek podwójnego finansowania wynagrodzeń oraz nie są oni finansowani z budżetu projektu. W wyniku weryfikacji dokumentacji dotyczącej realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych stwierdzono, że oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych są kompletne oraz zgodne ze wzorcem dokumentu. Ponadto wszyscy pracownicy Beneficjenta, którzy mają dostęp do danych osobowych posiadają imienne upoważnienia do ich przetwarzania, na podstawie których prowadzona jest także ewidencja tych osób. Wszystkie dane osobowe są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby realizacji zadań projektu. Beneficjent posiada i stosuje zapisy Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji Zarządzania Systemami informatycznymi. Zapisy niniejszych dokumentów są zgodne z przepisami prawa i Wytycznymi IZ PO KL w tym zakresie. Beneficjent nie powierzył przetwarzania danych osobowych uczestników projektu podmiotowi zewnętrznemu. W wyniku weryfikacji dokumentacji dotyczącej uczestników projektu stwierdzono, iż uczestnicy projektu spełniają kryteria kwalifikacji oraz z zapisami wniosku o dofinansowanie. Dokumentacja uczestników projektu prowadzona jest w sposób prawidłowy i nie budzi zastrzeżeń. Dokumentacja dotycząca realizowanych w projekcie form wsparcia jest kompletna i została oznaczona zgodnie z wytycznymi. Dokumentacja związana z udzieleniem pomocy publicznej jest kompletna i prowadzona jest w sposób prawidłowy, niebudzący zastrzeżeń. W wyniku przeanalizowania dokumentacji z postępowań o udzielenie zamówień publicznych nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości. Stwierdzono, że Beneficjent zgodnie z zapisami umowy ramowej jest zobowiązany do stosowania ustawy PZP. W wyniku weryfikacji dokumentacji finansowej projektu stwierdzono, iż Beneficjent spełniając wymóg prowadzenia odrębnego rachunku bankowego uruchomił wyodrębniony dla środków przeznaczonych na realizację projektu rachunek bankowy, z którego również regulowane są płatności w ramach projektu. Beneficjent otrzymał dofinansowanie w łącznej wysokości 5 734 000,00 PLN, co jest niezgodne z budżetem projektu, w którym środki na dofinansowanie projektu wynoszą 5 441 200,00 PLN (30 000,00 PLN ma stanowić wkład własny). IP2 podjęła działania zmierzające do wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. W Powiatowym Urzędzie Pracy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa projektu. Beneficjent zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nie rozliczył kosztów pośrednich.